Conferencias y Prensa

Conferencias y Prensa: La estrategia de ser tú la noticia

De entre el conjunto de estrategias de marketing que tiene como objetivo atraer voluntariamente a un público objetivo, con el fin de dar a conocer un evento o cualquier acción que se nos presente, están las Conferencias o las Conferencias de Prensa.

Una conferencia de prensa es un acto informativo y comunicativo en el que una empresa, organismo u organización invita a los medios de comunicación para informarles sobre un tema en concreto y así, que estos lo puedan difundir.

Sus inicios se remontan al año 1913 en Estados Unidos.

Fue el presidente de Woodrow Wilson quién vio una oportunidad con esta convocatoria a los medios, hacer promoción de sus acciones, relatando las actuaciones y avances de su gobierno en el país.

En la actualidad, el desarrollo de las tecnologías de información está afectando a la forma y percepción de cómo los usuarios las emplean.

En cualquier caso, la información es la clave y de ahí que ésta deba ser concisa y clara para el usuario, cliente, o público al que va dirigida.

El proceso organizativo de una Conferencia debe enfocarse hacia un fortalecimiento de la Organización que la imparte, provocando una interacción congruente, respecto a la comunicación de la información que trata de dar a conocer.

El plan de comunicación en Conferencias y Prensa, debe seguir ciertos pasos:

1. Tener claras las metas que te propones concretar en la información que vas a dar.

2. Elaborar una lista que detalle todos los ítems a tener en cuenta en el presupuesto.

3. La selección de la fecha, hora y sede, son factores clave.

4. Tener en cuenta la posibilidad de un servicio de catering si la duración se va a extender.

5. Saber qué personal precisas para que desempeñen sus funciones. Crear un manual para conferenciantes con las pautas clave que pides a tus participantes y que puedes entregarles con antelación.

6. Enviar una Save the Date a los medios con un breve resumen del qué, dónde y cuándo.

7. El diseño del dossier de prensa debe estar realizado con todo el material relevante para facilitar su inserción en medios, su diseño es vital.

8. Comparte en real time y posteriormente, tu acto en las Redes Sociales creando un hashtag específico del evento e instar a ponentes y público para que lo utilicen cuando suban algún contenido a sus redes sociales.

Para captar la atención deseada, y sorprender a los medios, las Conferencias de Prensa deben ser creativas y originales.

Por esta razón, contar con un Gabinete de Prensa innovador, nos facilitará mucho estos aspectos.

Será el encargado de elaborar e implementar estrategias propias de una agencia de comunicación para:

– Visibilizar un producto innovador.

– Reforzar la imagen y reputación de tu empresa (Branding).

– Posicionar la empresa a través de los medios de comunicación.

– Obtener bases de datos de medios digitales (Leads).

– Realizar entrevistas con periodistas relacionados con tu sector.

Otras acciones en la organización de Conferencias y Prensa son:

– La búsqueda de partners y fuentes de ingresos para el acto.

– Tener un plan logístico y de protocolo. (Esto incluye al catering, los permisos obligatorios, enviar las invitaciones y una plataforma donde registrase como invitado al acto).

– Dentro de esa logística y con el fin de ser lo más creativos posibles, tener prevista la contratación de actores, artistas y presentadores para dinamizar y animar el acto, así como influencers.

Así como la gestión del Customer Relationship Management (CRM) se provee de soluciones tecnológicas para mejorar las relaciones con los clientes, las conferencias también deben actuar como un “Marketing de Relaciones”, que anticipe con su información, una estrategia de comunicación satisfactoria.

Dependiendo del objetivo, sin duda mejora la imagen de una empresa.

Conseguirá, a través de un seguimiento o control de audiencia que le puede proporcionar un Contact Center, los canales Offline/Online para la emisión de la información.

Los medios tradicionales empleados, como televisión, periódicos, Internet, Redes Sociales, se monitorizan para el seguimiento de audiencias.

Ahí están los Social Media Monitoring, que son los que hacen esta labor en los medios sociales y los que ayudan con ello a obtener información significativa para la empresa que da a conocer un producto, acción o evento.

La herramienta más usada para identificar tendencias y mejorar las campañas de marketing, así como conocer influencers en la red, es la de realizar un clipping digital indexado y catalogado, realizando un barrido de los diversos medios sociales (Blogs, microblogging, redes sociales, foros, marcadores…).

Algunos de los objetivos que se pretenden alcanzar en una Conferencia de Prensa son:

– Darse a conocer y captar nuevos clientes.

– Suministrar la máxima información de cada producto.

– Aportar un elemento novedoso. (Innovación)

– Aportar elementos multimedia a la información que se desea transmitir en la Conferencia: implementa el interés por el proyecto, evento o producto que queramos dar a conocer.

El entorno se ha ido acelerando progresivamente como respuesta a la necesidad de adaptación continua, en un ámbito extremadamente dinámico y competitivo, donde el cambio es el factor esencial.

Por ello, tener una estrategia de contenidos invita a: tener un objetivo, pensar en el público objetivo y determinar el contexto donde queremos transmitir la información.

Aquí los formatos Real Media son de especial relevancia en sitios con oferta streaming en Internet.

Se pueden crear streams a través de los protocolos RTSP, RTP, PNM, HTTP y UDP de diferentes versiones del mismo contenido que el usuario puede elegir, según la calidad de la conexión de Internet (LAN, DSL oder ISDN) por medio de un proceso el cual se denomina SureStream.

En Internet, por ejemplo, surge la visión bajo demanda, en ocasiones masiva y no lineal de los contenidos audiovisuales (binge-viewing).

El Engagement hacia una marca es un objetivo del branding que buscará posicionarla de una forma directa, ya sea por medios offline o por medios online.

Por lo tanto, una buena estrategia de branding buscará:

– Resaltar los valores de una marca.

– Generar credibilidad y confianza.

– Fortalecer la identidad de sus productos o servicios.

– Diferenciarse de la competencia.

En las conferencias pueden darse casos de Cross Marketing o Marketing cruzado, que simplemente consiste en empresas que presentan sus productos conjuntamente ya que sus servicios se complementan, y de ahí procede el Cross Media Marketing que es la difusión de una campaña en varios canales diferentes, pero de forma unificada.

No debe confundirse con una estrategia de Transmedia Storytelling.

Con la estrategia de Cross Media Marketing, se pretende reclamar la atención de los usuarios e interaccionar con ellos. A través de acciones directas e instantáneas, de forma que se pueda contestar inmediatamente al usuario que participa activamente en la acción, y se puedan cuantificar resultados en tiempo real.

La diferencia con la publicidad tradicional es que estas campañas están basadas en la comunicación, ya que intentan lograr el feedback del cliente implicándolo en las diferentes propuestas a través de acciones creativas y envolventes que aumentan la efectividad de la acción.

Para ello, las estrategias han de ser directas y casi instantáneas desde el momento en el que se recibe el feedback de un cliente o potencial cliente, adaptando la respuesta al mismo para maximizar las posibilidades de éxito.

En definitiva, en un plan de comunicación de un evento, acción o cualquier información que se va a trasladar, debemos establecer el cómo, el cuándo y la forma en que dicha organización se va a relacionar con el público objetivo al que se dirige.

Éste puede ser online y/o offline, y hay que tener claro los canales de difusión y el lenguaje que empleará para difundir su mensaje.

En función del público objetivo al que nos queramos dirigir, deberemos elegir entre medios offline (prensa, radio, televisión, publicidad, etc.) y online (portales web, buscadores, redes sociales, etc.).

La mejor opción es hacer un uso combinado de ambos canales…

En la información y la comunicación, la relación entre una empresa y su audiencia ya no es simplemente una estrategia de publicidad.

El Plan ante una Conferencia debe seguir una metodología similar a la que se emplea en el Inbound Marketing, que sigue una secuencia lógica de etapas.

Toda estrategia de éxito debe pasar por unas etapas claras:

1. Atraer visitantes calificados.

2. Convertir esos visitantes en Leads.

3. Relacionarse con los Leads para hacerse más visible.

4. Analizar los resultados para optimizar todo el proceso.

El uso del Display (anuncios en banners en la red de display) para anunciar cualquier información, es una herramienta con un formato de anuncio muy eficaz, el Remarketing, que dirige tráfico a anuncios que se insertan en webs, generando un retorno en su sitio web.

Aquí también cabe señalar que la página de destino (Landing page) debe tener relación con el anuncio.

El uso de Facebook Adds, además de poseer remarketing, nos permite segmentar correctamente hacia nuestro público objetivo y es uno de los principales canales de adquisición de leads.

Es perfecto para la divulgación de información relevante.

El simple hecho de que las personas estén constantemente buscando soluciones para sus problemas en los motores de búsqueda, leyendo más emails en diferentes dispositivos y navegando por más tiempo en redes sociales, son motivos suficientes para que su empresa realice Conferencias de Prensa que aporten la información precisa que despierta ese interés que buscamos en el usuario.